Din forankringsplan er lige så vigtig som din projektplan

Projekter er i den grad blevet en måde at arbejde med samfundsinnovation på. Zoomer vi ind på uddannelsesinstitutioner, søsættes løbende nye projekter, der skal være med til at levere på kerneopgaven, bidrage til det samlede kædeansvar og klæde vores unge på til en usikker fremtid.

Nikolai Weissert
10. juni 2022

Projekter og projektorganiseringer er formentlig kommet for at blive, og det er i rigtigt mange tilfælde værdifuldt. Men det rejser også spørgsmålet: Hvad kan vi gøre for at lykkes med at skabe sammenhæng mellem projekter og driftsorganisation, så projekterne efterlader varige, positive forandringer i vores organisation til gavn for vores unge?

Det spørgsmål har vi drøftet til en samtalesalon med en række projektledere og -ansvarlige fra landets ungdomsuddannelser og almennyttige fonde. Herunder kan du læse om nogle af pointerne fra samtalesalonen.

Pointerne fra samtalesalonen falder inden for to sammenhængende temaer: Organisering og forankring.

Sammenhængende organisering er helt centralt

For at skabe sammenhæng mellem projekt- og driftsorganisation, er det vores og samtalesalonens deltageres erfaringer, at det er vigtigt, at I som projekt, uddannelsesinstitution eller fx projektansvarlig fond:

• definerer en forventningsafstemning mellem et projekts forskellige roller. Og at I inden for hver rolle afklarer ansvar og funktioner. Det skal gøre projektlederen og projektet beslutnings- og handlingsdygtigt.
• illustrerer og skaber klarhed over, hvordan den midlertidige projektorganisering spiller sammen med moderorganisationen. Uden velsignelse og opbakning fra moderorganisationen bliver det svært på sigt at skaffe ressourcer nok som projektleder og også at skaffe de rigtige kompetencer. Her er det fx også vigtigt, at projekter, der igangsættes, er indtænkt i skolens strategiske udvikling – og ikke er noget, der kommer til at ligge ved siden af det strategiske fokus.
• skaber forbindelse med moderorganisationen og projektorganisationen samt bevarer en nærhed til praksis og den samlede organisations styring ved fx at tænke i administrative projektledere og faglige projektledere i projektlederteams.

Når organiseringen er på plads, er det centralt at tænke i forankringsaktiviteter.

Den gode forankringsproces skal prioriteres

I den gode forankringsproces er der ledelsesfokus. Ledelsen skal være med på, hvad der skal forankres og bakke op om det – ellers falder det til jorden. Det kan fx komme til udtryk ved, at ledelsen er med til at rydde sten af vejen og gøre forankringen mulig – eller ved, at ledelsen beslutter, udtrykker en klar forventning om og måske stiller som krav, at projektet/projekterne er den måde, der drives skole og skoleudvikling på.

Projekterne er en del af kerneopgaven – og ikke ’noget ved siden af’. Det hænger også sammen med den tidligere pointe om, at I tidligt for skabt klarhed over, hvordan projektet bidrager til skolens strategiske udvikling.

Forankringen skal desuden være prioriteret med de nødvendige ressourcer. Passionen er ikke nok. Der skal være råd til de timer, medarbejdere mv., som der er brug for. Forankring skal prioriteres. Lidt skarpt skåret kan man sige, at forankringsplanen er lige så vigtig som projektplanen. Forankringen skal i den forbindelse passe ind i organisationens årshjul, ellers er det dømt til at gå galt. Der skal tages højde for det, der sker i forvejen.

Afsæt tid til at skabe fælles forståelser, ejerskab og refleksion

Når man er flere parter med i samme projekt, er der ikke altid enighed om, hvad der skal forankres. Det kan være forskellige optagetheder mellem afdelinger på samme skole eller forskellige skoler imellem. Folk kommer med forskellige dagsordener og har deres egne agendaer. Her skal I som projekt beslutte, om I vil tillade variation eller skære igennem.

Skal projektet forankres, skal der være ejerskab fra de projektmedlemmer og medlemmer af moderorganisationen, der skal føre projektet ud i livet og bidrage til dets forankring. Dem, der er en del af det, skal kunne se en mening i det. I uddannelsesverdenen kan der fx nemt opstå forvirring og derfor unødig uenighed, fordi man har forskellige opfattelser af fx undervisningsformål, ord og begreber. Det tager tid at opbygge fælles forståelser, og der skal prioriteres tid til, at den kan opbygges. Her er en tidlig inddragelse – allerede i scoping af projektet – en god idé.

I tillæg er det vigtigt at overveje, hvordan og hvornår moderorganisationen kan involveres yderligere i projektets levetid. Det vores erfaring, at evaluering er en god måde at arbejde med forankring, hvis den skaber anledning til fælles refleksion og videndeling om ting, som projektmedlemmer og moderorganisationen er optaget af. Men kun hvis der er tale om, at der gennemføres evaluering løbende i projektperioden. For det er ikke hensigtsmæssigt at involvere i slutningen af projektet. Der er energi og opmærksomhed opbrugt. Der skal involveres, imens projektdeltagerne selv er optagede af det, de laver.

Syv spørgsmål du kan stille dig selv, når du skal lave forankringsplan

1. Hvad skal forankres? Viden, mindset, undervisningsmaterialer, bestemte aktiviteter eller partnerskaber og relationer etc.?
2. Hvorfor skal den del af projektet forankres?
3. Hvornår kan forankringen siges at være lykkedes?
4. Hvad skal være på plads, for at forankringen kan lykkes?
5. Hvem skal jeg/vi involvere/trække på?
6. Hvad skal jeg/vi konkret gøre for at sikre forankringen?
7. Hvornår skal disse forankringsaktiviteter være gennemført?